名簿・リスト統合ツールの使い方

1. ファイルを選ぶ

ファイルをツールの画面にドラッグするか、枠を押して選びます（複数まとめて選べます）。使えるのは CSV・TSV・TXT・Excel（.xlsx・.xlsm・古い形式の .xls）・ 文字情報のある PDF の表と、それらを ZIP にまとめたファイルです。5 ファイルまで、1ファイル 10MB まで、合計 100,000 行・1,500,000 セル（行数×列数）までまで扱えます（メモリが 8GB 以上と分かるパソコン（Microsoft Edge・Google Chrome）では、1ファイル 30MB・合計 200,000 行・3,000,000 セルまで広げます）。

Excel にシートが複数あるときは、使うシートを選べます（複数選ぶと1つの表にまとめます）。CSV・TXT の文字コード（UTF-8・Shift_JIS・UTF-16）と区切り文字 （コンマ・タブ・セミコロン・縦棒）は自動で判断し、判断した結果を画面に表示します。文字化けや列のずれがあるときは「読み方を変える」で選び直せます。

PDF の表は、文字の位置から列を推定して読み取ります。表が複数ある PDF は、上下の空きで表ごとに分けるので、使う表を選んでください。読み取った表は確認の画面に表示するので、 表ごとに違っている値を直し、「確認しました」を選んでから進んでください。 ZIP は、中のファイルの数・大きさ・圧縮率・フォルダの深さ・名前を確かめてから開き、表のファイル（CSV・TSV・TXT・Excel）だけを読みます。 中の .txt のうち、列に分かれない文章のファイル（README・メモなど）は読み込まずにお知らせします。表として使う場合は「読み込む」を押してください。

見出しの行が無いファイル（1行目からデータが始まるファイル）は、「見出しの行を変える」で「見出しの行がある」を外してください。すべての行をデータとして読み、 列名は「列1」「列2」…になります。表の上に題名などの行があるときは、見出しにする行を選べます。1行目にメールアドレスや電話番号などデータのような値があるときは、画面でお知らせします。

読み込めないファイル（パスワード付きの Excel、Excel 95 以前の形式、スキャンした PDF・画像、壊れたファイル、上限を超える大きさのファイル）は、理由を表示して読み込みません。

2. 列を確認する

ファイルごとに違う列名を、まとめたあとの列に対応付けます。自動で対応付けるのは、列名が同じとき（全角・半角などの違いは無視）と、 「会社名／企業名／法人名」「電話／TEL／電話番号」「住所／所在地」のように同じ意味だと分かるときだけです。

「代表TEL番号」のように一部だけが似ている列や、中身から種類を推定した列は「要確認」になります。 対応が正しければ「この対応で正しい」を、違っていれば対応させる列を選び直してください。要確認が残っている間は次へ進めません。

「詳細設定」にすると、列の並び替え、1つの列を分ける（「氏名」を姓と名に、「住所」を都道府県とそれ以降に）、2〜5つの列をつなぐ、ができます。 区切りが見つからない値は分けずに残し、その件数を次の段階で表示します。

3. 整理と重複を確認する

列の種類に合わせて表記をそろえます。変換できない値は元のまま残し、件数と例を表示します。列ごとに「変更しない」も選べます。 日付（2024/04/01・2024-04-01・20240401・2024年4月1日・令和6年4月1日）、電話番号・郵便番号（ハイフンあり・数字だけ）、フリガナ（カタカナ・ひらがな）の出力の形も選べます。

「変更の一覧」には、変わるセルを1つずつ、変更前・変更後・理由と一緒に表示します。変えたくないセルは「元に戻す」、列ごとなら「この列の変更をすべて元に戻す」を押してください。 直前の操作は「1つ前に戻す」で取り消せます。「データの確認」には、表記ゆれの候補（「株式会社ABC」と「ABC株式会社」など）・空欄・ほかと大きく離れた金額を表示します。 表記ゆれの候補は自動ではそろえず、「この表記にそろえる」を押したものだけをそろえます。

区切りの無い固定電話番号（0312345678）は、市外局番の桁数が地域で違い番号だけでは区切る位置を決められないため、数字のまま残します。

重複の判定

表記をそろえたうえで、値が完全に一致するものだけを候補にします。似ているだけの値は使いません。別の会社・別の方をまとめてしまわないためです。

候補ごとに「この候補を1行に統合する」のチェックと、残す行を選べます。統合するときは、残す行の空欄を他の行の値で補います（補わない設定もできます）。 行によって違う値は残す行の値を採用し、採用しなかった値は変更ログに記録します。

4. ダウンロードする

統合前後の件数を確かめてから、Excel または CSV で保存します。

• Excel（.xlsx）：「統合結果」「重複の確認結果」（統合した行・しなかった行と判定の理由）「変更ログ」（変更前と変更後の値と理由）「概要」（件数）のシート。 絞り込みをしたときは「絞り込みで除いた行」のシートも付きます。電話番号・郵便番号は文字として保存するので、先頭の 0 は消えません。数式は書き込みません。
• CSV：統合結果の表だけ。UTF-8（BOM 付き・なし）と Shift_JIS、区切り文字（コンマ・タブなど）、1行目に列名を入れるかを選べます。 「=」「+」「-」「@」で始まる値には、数式として実行されないよう先頭に「'」を付けます。Shift_JIS で表せない文字があるときは、保存の前にお知らせします。

CSV を Excel で開くときは、ダブルクリックではなく、Excel の「データ」タブの「テキストまたは CSV から」で読み込み、電話番号・郵便番号などの列の種類を 「テキスト」にしてください。ダブルクリックで開くと、Excel の仕様で先頭の 0 が消えることがあります。

次回から：ルールで同じ手順を行う

最後の画面の「この手順をルールとして保存する」で、列の対応・整え方・絞り込み・並び替え・統合のしかた・CSV の形を保存できます（ファイルに保存、またはこのブラウザに保存）。 ルールにはファイルの各行の値（会社名・氏名など）やファイル名は入りません。見出しは、「会社名」「電話番号」「問い合わせ日」のような一般的な見出しだけを保存し、 それ以外の見出しは保存せず、位置（何列目か）だけを保存します（見出しの行が無いファイルでは、見出しが氏名などの値の可能性があるため）。次回は同じ位置の列を仮に選ぶので、 黄色の枠の列を確かめて「この対応で正しい」を押してください。絞り込みの条件に入力した値は、保存の画面で選んだときだけ保存します（メールアドレス・電話番号などに見える値は選んでも保存しません）。 ご自身で入力した列名とルールの名前は保存します。保存の前に、ルールに入る文字を画面で確かめられます。

次回は、ファイルを選んだあとに保存したルールを選び、「このルールで処理する」を押します。確認が必要なこと（ルールの列が見つからない・新しい列がある・ 中身の形が変わった・「要確認」の重複がある）が無ければ、そのままダウンロードの段階まで進みます。あれば、そこで止めて内容を表示します。

2つの表の違いを調べる

ファイル（シート）を2つ選ぶと、「2つの違いを調べる」を選べます。メールアドレスや顧客番号など、目印にする列の値が同じ行どうしを比べ、増えた行・無くなった行・ 値が変わった行を数えます。表記をそろえた値で比べるので、「03-1234-5678」と「0312345678」のような書き方だけの違いは変更に数えません。 目印が空欄の行や、同じ表の中で目印が重なっている行は、相手を決めずに件数を知らせます。

サンプルファイル

• 展示会の名刺リスト（CSV・Shift_JIS）
• 営業担当の顧客リスト（Excel）
• 問い合わせフォームの一覧（CSV・UTF-8）

サンプルの会社名・氏名・連絡先はすべて架空のものです。

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